サボりを指摘するときに『有効すぎる』日報　この8機能が使える

「〇〇さんがサボっているようですよ。」
と誰かから情報が寄せられたときに、多くの管理者さんがまず苦痛を感じることでしょう。
昨今「パワハラ」「セクハラ」などのハラスメントが多く話題に上がり、管理者の誰もが
「サボりを指摘してパワハラしていると言われたくない。」
と思うからです。

ただ、パワハラしていると言われたくない思いが強すぎて、サボりを指摘できないというのも組織にとっては悪影響が大いにあります。
「パワハラしていると言われたくない」管理者さんの強い味方は、記録を取ること、その記録をもとに話をすることです。

そんな記録の一つが日報です。
しかし、「長年運用している日報のスタイルでずっと続けている」など、記録を有効に生かせていない会社さんも多いでしょう。

この記事では、10年以上管理者をしていて、多くの企業さんからこういった問題の相談に乗っている筆者が、
「この日報なら効果が出た！」と多くの企業さんから言われている日報のパターンがあることに気が付きました。

ここでは、どんな日報を作れば『サボり指摘に効果があるか』をご案内します。

自己申告で日報を書いてもらっている会社さんは多いと思います。

実際、筆者が新卒の時に働いていた会社では「毎日Ａ社に直行直帰しています。毎日商談があるからです。」
と報告して毎日直行直帰をしている人がいましたが、毎日同じ客先と商談があるような製品でもなかったので、皆が嘘だろうと思っていました。

そういう人に日報を書いてもらっても、結局虚偽の日報を書いてきて終わりです。

管理者さんのストレスを減らすためには、なるべく「本当の記録」を正確に把握できるほうがよいでしょう。
そのためには、システムが自動的に記録する日報がオススメです。

「システムでも日報を編集されたら終わりなのでは…。」
と思うかもしれませんが、データを編集できないタイプのシステムもあります。そういった改ざん防止機能がついた日報がよいでしょう。

利益が高いことで知られるキーエンスでは、外出の際は「外出報告書」という報告書を書くと言われています。乗車時間・降車時刻(予定)、乗車時間・降車時刻(結果)、訪問予定時刻、訪問降車時刻、訪問乗車時刻を分刻みで記録するそうです。
「いや、そんなことをしていたら本業が回らないよ。」
という会社さんもあるでしょう。その場合は、位置情報を記録するシステムやアプリ、ドライブレコーダーの導入をして、何もしなくても記録が取れるようにすれば、営業マンや配送ドライバーが報告書を書く時間を割かなくても、分刻みの記録が取れます。

どこで、というのは重要な情報です。しかし、記憶に頼って日報を書くといつ、どこで何をしたのかが曖昧になりがちです。
位置情報がついたシステムで日報を作ると、どこでの部分が正確になり、あいまいさが省けます。

最近のドライブレコーダーでは、日報を記録するものが多くあります。
しかし、ドライブレコーダーは車の管理をするのが中心の機能です。車を降りた後、何をしているかは把握できません。
「パーキングで車を降りた後、歩きで2，3個近辺のお客様を回っていました。あのあたりは他に車を止められるところがないんですよ。」
という場合、それが本当なのかはわかりません。

スマホアプリタイプの日報システムであれば、スマホを商談や配達に行く際も持ち歩くのが普通ですから、車を降りてからも日報を作ることができます。
ドライブレコーダーと併用するのもよいでしょう。

例えば、位置情報を記録するシステムがあったとしても、管理者さんも忙しいわけですから、ずっと記録を見ることはできません。
予定以外のところに行っている、おかしな動きをしていたら、その時に通知をするという機能があると便利でしょう。

あるお客さんでは、サボり防止のために、
「日報に客先の写真を投稿させている。」ということです。写真は中々捏造しづらいものです。これもスマホアプリタイプだと簡単にスマホで写真を撮って日報につけられるので、スマホアプリタイプがオススメです。

管理者側も写真があると視覚情報で日報がわかりやすくなる効果もあります。

ここまで書くと「おいおい、営業中のたまの息抜きすら許されないのか？5分、10分だって許されないのか？！」という声もあるかと思います。

確かにその通りで、「どうなったらサボりなのか」は管理者さんが明示しておいた方が部下やスタッフさんとのすれ違いは少ないでしょう。

そこで、もう一度キーエンスさんの例を思い出してみましょう。
キーエンスさんでは、乗車時間・降車時刻(予定)、乗車時間・降車時刻(結果)、訪問予定時刻、訪問降車時刻、訪問乗車時刻を分刻みで記録するそうです。
予定していたタスクを時間通りに終わらせることができたかどうかをサボりかどうかの一つの目安としてみては如何でしょうか？

もちろん、外出する仕事では
・顧客との商談が長引いた
・道路が渋滞していた
・車両が故障した
などのハプニングが考えられます。予定通りにいかないことも多くあるでしょう。
それらのハプニングについても、スマホアプリで記録を詳細に取っていれば、どこまで本当かが大体わかるものです。

如何でしょうか？
逆に、こういった日報のシステムを導入した企業さんでの効果が知りたいですよね。

食品卸業のミキフーズ株式会社さんでは、以前はドライバーに手書きの日報を書いてもらっていたが、信ぴょう性などがなかったそうです。しかし、位置情報を記録するシステムを導入した後は、納品先に何時に入って、どれぐらい時間がかかったのかがわかるようになったそうです。今は位置情報とセットで日報ができるので、信ぴょう性ができたそうです。

運送業の株式会社仲山運送さんでは、以前はドライバーさんが会社に帰ってきてから記憶を頼りに日報を書いていたそうです。その手間もかなりありました。しかし、システム導入後はドライバーがボタンを押すだけで日報が自動的に出てくるようになり、その手間が省けるようになりました。また、ドライバーが車に乗っているのか、降りて歩いているのかまで分かるようになり、便利さを感じているそうです。

機械の買取・販売業の会社さんではGPSの記録を取るようになってからは、記録されていることを意識し、道草を食う方が減りました。また、以前は明らかに遊びに行っている方がいらっしゃったそうですが、記録を導入し証拠を見せて注意した後、遊びに行くことがなくなったそうです。

中々この8個の機能が全部あるシステムというのは少ないですが、弊社が提供する
「ODIN 動態管理」
はスマホアプリでGPSを記録できる日報があり、この全部の機能がついています。
1~7の機能であれば、月額1,500円（1台あたり）、そのほかの費用はかからず、スマホがあれば、今すぐ使うことができます。（8の予定を作る機能は、別料金となります。)

このような日報システムを導入すると、サボりを指摘するのに「パワハラしていると言われたくない」管理者さんが楽になります。
最終的には、注意すらしなくてもよくなります。そこまで行くと、管理者さんのストレスが大いに減ります。「外出先のサボりを注意したい。でもパワハラと思われたくない。管理者さんのためにパワハラと思われない方法5選」という記事も合わせてご覧ください。

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